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Die Arbeit im Home Office optimieren

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Aufgrund der Corona-Krise arbeiten aktuell viele Arbeitnehmer von zu Hause aus. Um Kontakte mit den Kollegen im Büro zu vermeiden, richtet man sich im Home Office ein. Für einige Unternehmen gehören Home-Office-Zeiten ohnehin zum Arbeitsalltag, andere wiederum mussten sich nun plötzlich darauf einstellen. Bei allen gilt jedoch eines: Die Arbeitsabläufe müssen weiterhin funktionieren, auch wenn die Kollegen nur noch per System online verbunden sind. Jürgen Borghs hat sich als Inhaber des EDV-Dienstleistungsunternehmens „JB EDV Beratung“ auf die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert und hat für Kevelaerer Firmen aufgrund der aktuell herausfordernden Situation eine Aktion gestartet.

In vielen Unternehmen, erzählt Borghs aus seiner Erfahrung, gebe es immer noch unübersichtliche Ordnersysteme und jeden Tag würden dort zahlreiche Dokumente auf Papier ausgedruckt, „die die Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung, zum Beispiel bei Eingangsrechnungen, Aufträgen, Reklamationen, Versicherungsfällen, Projektdokumentationen usw. benötigen. Aktuell ist dies durch den räumlichen Abstand mit einem hohen Risiko verbunden und die Bearbeitung geht langsamer, evtl. sogar überhaupt nicht voran.“ Einzelne Dokumente zu finden, sei oftmals mit einem „immens hohen Zeitaufwand“ verbunden.

Mit seiner Arbeit möchte Borghs dem hohen Zeitaufwand und unnötigen Drucker- und Papierkosten entgegenwirken. „Wir digitalisieren diese Dokumente“, erklärt der Unternehmer. „Sämtliche Dokumente, die eine Relevanz haben, werden archiviert, mit Suchbegriffen versehen und in einer Cloud zur Verfügung gestellt.“ In der aktuellen Situation sieht Borghs die Notwendigkeit einer solchen Digitalisierung in noch mehr Firmen. Denn wenn jeder Mitarbeiter daheim arbeitet, sei es für die betrieblichen Abläufe hilfreich, alle wichtigen Dokumente im System hinterlegt zu haben – denn die Papierordner liegen ja in der Regel im Büro.

Monatsraten geschenkt

An diesem Punkt möchte Borghs mit seiner Aktion ansetzen. Das Besondere: „Die Aktion ist ausschließlich für Kevelaerer Unternehmer.“ Normalerweise entstehen bei einem Auftrag  Dienstleistungskosten sowie monatliche Kosten für die Verwendung der Cloud. Die Verträge werden meist als Jahresverträge abgeschlossen. Kevelaerer Unternehmen haben aktuell die Möglichkeit, mehrere Monatsraten oder, bei der kleinen Variante der Software, ein ganzes Jahr geschenkt zu bekommen. Außerdem werden die Dienstleistungskosten gesenkt. Damit möchte Jürgen Borghs auf die aktuelle Phase der Home-Office-Arbeit reagieren.

Es gibt noch drei kostenfreie Online-Präsentationen, in denen der Unternehmer das Projekt detailliert vorstellt: am heutigen Donnerstag, 30. April, um 10.30 Uhr; Montag, 4. Mai, 10.30 Uhr und am Dienstag, 5. Mai, ebenfalls um 10.30 Uhr. Eine Anmeldung zur Präsentation ist unter folgendem Link erforderlich: https://bit.ly/2KCfBDB. Bei Interesse kann im Anschluss ein individueller Termin abgemacht werden, „wo besprochen wird, was der Kunde in das System bringen möchte“, erklärt Borghs. Anschließend wird ein Plan erstellt, das System wird eingerichtet und eine Schulung folgt. Dann ist das System einsatzbereit.

Wann der berufliche Alltag, wie es ihn vor der Corona-Krise gab, wieder einkehren wird, sei ungewiss, sagt der Kevelaerer Unternehmer. Man könne die aktuelle Lage jedoch nutzen, „um sich auch für zukünftige Situationen vorzubereiten“ und mit der Digitalisierung im Unternehmen auf außergewöhnliche Arbeitssituationen reagieren zu können.

Auf lange Sicht angelegt

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Gut 50 Gäste konnte Björn Völlings bei der offiziellen Eröffnung seines kleinen Computer-Unternehmens am Drissenpad 8 begrüßen. „Mich hat gefreut, dass so viele gekommen sind“, meinte der 41-Jährige bei der bescheiden gehaltenen Feier. „Da waren auch Leute dabei, die ich nur abstrakt über Facebook kannte.“

„Eigentlich habe ich ja nichts Gescheites gelernt“, gestand der in Kevelaer geborene Computer-Fachmann, der im Anschluss an die Realschulzeit auf der Liebfrauenschule in Geldern sein Abitur machte. Sein Berufsziel war zunächst „was Pädagogisches“ gewesen, bis er dann die Informatik für sich entdeckte. „Neben dem Abi hab ich dann in verschiedenen Läden hier gearbeitet, elektrische Sachen und was mit Netzwerken gemacht.“ Bis er dann den Sprung nach Krefeld machte. An der dortigen Fachhochschule studierte er drei Jahre technische Informatik und Informatik.

Auf der Twistedener Straße jobbte er bei Computer Willms. „Das hat sich angeboten.“ Der positive Nebeneffekt war, dass er da auch seine Frau Daniela kennenlernte. 15 Jahre lang arbeitete er „hauptsächlich in der Werkstatt und im Service“, was Netzwerke, Sicherungseinrichtungen, Naßsysteme, Einrichtung von Computern und Ähnliches anbetraf. „Das hat mir Spaß gemacht, Leute mit Überzeugung beraten zu können.“

Das Schöne daran war aus Völlings´Sicht „der ehrliche Umgang“ miteinander, was dazu führte, daß man quasi „von Kunde zu Kunde“ weiterempfohlen wurde und er so mit der Zeit „da schon einen blinden Vertrauensvorschuss“ bei Betrieben, Anwälten und Praxen hatte.

Mit 40 durchstarten

Den Schritt, sich selbstständig zu machen, besprach er ausführlich im letzten Jahr gemeinsam mit Ehefrau und Steuerberater. „Mit Anfang 40 kann man nochmal durchstarten und Risiko fahren“, war Völlings Idee, die in seinem Umfeld Unterstützung fand. „Es kamen Hilfsangebote von vielerlei Seiten. Es zahlt sich also aus, vor Ort fair mit Leuten umzugehen.“

Im Grunde mache er jetzt wie zuvor „Service für klein- und mittelständische Betriebe, Unterneh-men und Privatpersonen.“ Dabei gehe es ihm vor allem um das persönliche Gespräch, „was der Kunde braucht, um den Arbeitsalltag abzudecken.“

Deswegen habe er mit dem Drissenpaß 8 auch kein „klassisches“ Ladenlokal, wo eine dement-sprechende persönliche Atmosphäre für eine Beratung möglich ist. „Ich hab hier auch keinen Laptop und sowas stehen, weil ich nicht will, daß jemand nur von der Optik her überzeugt wird, sondern von der Arbeit, die ich anbiete.“

Es gehe ihm dabei dabei nicht um den riesigen Profit, sondern um die Zufriedenheit der Kunden.

Das sei für die Langfristigkeit einer Geschäftsbeziehung der bessere Weg. „Ich sag auch mal Kunden, kauft nicht sofort irgendetwas, sondern spart ein, zwei Monate noch auf das ,was ihr dann braucht.“ Über die 15 Jahre habe er genug Drähte zu Großhändlern aufgebaut, die stabil und tragfähig sind. „Nach der Zeit weiß ich, wie der Hase so läuft.“

Datensicherheit sei ein wichtiges Thema; Umweltbewusstsein ein anderes. „Ich habe Kunden, die nicht auf den Cent gucken müssen, aber sagen, das ist nachhaltig und nicht aus China, sondern von hier.“ Und man könne ein Produkt, was noch technisch gut ist, Kindern für ein paar Jahre für relativ wenig Geld anbieten. „Das wird ein Zukunftstrend sein“, zeigt sich der Jungunternehmer überzeugt.

Nicht ohne die Familie

Ob man auf lange Sicht in eigene, richtige Geschäftsräume umsteigt, das müsse man sehen. „Es ist nicht gesagt, dass ich hier nach einem Jahr mit drei Mitarbeitern rumlaufe.“ Zunächst mal will Völlings ein Level erreichen, um seine Unkosten zu decken und dass seine Familie davon leben kann, „so kann ich auch meine Gesamtphilosophie verwirklichen.“

Björn Völlings ist froh, dass seine Frau Daniela und die Kinder Robin (17) und Anne (8) da mit-ziehen, sicher auch mal den einen oder anderen Botengang oder ein Telefonat abnehmen. „Das würde ohne die Familie nicht funktionieren“, unterstreicht er, wie wichtig die Unterstützung von dieser Seite aus ist, um seine Vision eines gut geführten, langfristig angelegten Kleinunternehmens umzusetzen.