Rathaus: Jetzt meldet sich zuerst der Roboter

„Hallo, hier ist der Voicebot“

Wer künftig im Kevelaerer Rathaus anruft, landet nicht sofort bei einem Menschen – sondern zunächst bei einer digitalen Stimme. Die Wallfahrtsstadt hat einen Voicebot eingeführt, der ab sofort auch während der Öffnungszeiten Anrufe entgegennimmt.

Der digitale Assistent soll helfen, den Andrang zu sortieren – und den Draht ins Bürgerbüro schneller machen.

Schnelle Antworten statt langer Warteschleifen

Ob Öffnungszeiten, Formulare oder die Frage „Was brauche ich für meinen neuen Ausweis?“: Der Voicebot liefert direkt Antworten auf Standardfragen. Wer mehr klären muss, wird ohne Umwege an die Mitarbeitenden weitergeleitet.

Im Klartext: Routine erledigt der Roboter – für alles andere übernehmen weiterhin die Menschen.

Stadt setzt auf Entlastung

Bürgermeister Dr. Dominik Pichler sieht darin einen echten Fortschritt: „Wir wollen Wartezeiten reduzieren und gleichzeitig erreichbar bleiben.“ Der persönliche Kontakt bleibe dabei ausdrücklich erhalten.

Auch im Bürgerbüro selbst hofft man auf spürbare Entlastung. Denn: Weniger einfache Telefonanfragen bedeuten mehr Zeit für aufwendigere Anliegen – etwa Pass- oder Ausweisanträge.

So klappt’s mit dem Bot

Damit der digitale Helfer richtig funktioniert, kommt es auf die Nutzer an: deutlich sprechen, ganze Sätze verwenden und das Anliegen konkret formulieren. Wer nur „Ausweis“ sagt, kommt langsamer ans Ziel als mit „Ich möchte einen Personalausweis beantragen“.

Datenschutz und Feedback

Die Stadt versichert: Daten werden nur für den jeweiligen Zweck genutzt. Gespräche werden nur aufgezeichnet, wenn Anrufende zustimmen – und dienen dann der Verbesserung des Systems.

Und genau darauf setzt Kevelaer: Der Voicebot soll dazulernen. Rückmeldungen von Bürgerinnen und Bürgern sind ausdrücklich erwünscht.

Kein Einzelfall

Mit dem Schritt ist Kevelaer nicht allein. Immer mehr Kommunen setzen auf digitale Helfer, um den steigenden Andrang zu bewältigen.

Oder anders gesagt: Auch im Rathaus hält die Zukunft Einzug – und meldet sich jetzt zuerst am Telefon.