Die Arbeit im Home Office optimieren
Aufgrund der Corona-Krise arbeiten aktuell viele Arbeitnehmer von zu Hause aus. Um Kontakte mit den Kollegen im Büro zu vermeiden, richtet man sich im Home Office ein. Für einige Unternehmen gehören Home-Office-Zeiten ohnehin zum Arbeitsalltag, andere wiederum mussten sich nun plötzlich darauf einstellen. Bei allen gilt jedoch eines: Die Arbeitsabläufe müssen weiterhin funktionieren, auch wenn die Kollegen nur noch per System online verbunden sind. Jürgen Borghs hat sich als Inhaber des EDV-Dienstleistungsunternehmens „JB EDV Beratung“ auf die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert und hat für Kevelaerer Firmen aufgrund der aktuell herausfordernden Situation eine Aktion gestartet.
In vielen Unternehmen, erzählt Borghs aus seiner Erfahrung, gebe es immer noch unübersichtliche Ordnersysteme und jeden Tag würden dort zahlreiche Dokumente auf Papier ausgedruckt, „die die Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung, zum Beispiel bei Eingangsrechnungen, Aufträgen, Reklamationen, Versicherungsfällen, Projektdokumentationen usw. benötigen. Aktuell ist dies durch den räumlichen Abstand mit einem hohen Risiko verbunden und die Bearbeitung geht langsamer, evtl. sogar überhaupt nicht voran.“ Einzelne Dokumente zu finden, sei oftmals mit einem „immens hohen Zeitaufwand“ verbunden.
Mit seiner Arbeit möchte Borghs dem hohen Zeitaufwand und unnötigen Drucker- und Papierkosten entgegenwirken. „Wir digitalisieren diese Dokumente“, erklärt der Unternehmer. „Sämtliche Dokumente, die eine Relevanz haben, werden archiviert, mit Suchbegriffen versehen und in einer Cloud zur Verfügung gestellt.“ In der aktuellen Situation sieht Borghs die Notwendigkeit einer solchen Digitalisierung in noch mehr Firmen. Denn wenn jeder Mitarbeiter daheim arbeitet, sei es für die betrieblichen Abläufe hilfreich, alle wichtigen Dokumente im System hinterlegt zu haben – denn die Papierordner liegen ja in der Regel im Büro.
Monatsraten geschenkt
An diesem Punkt möchte Borghs mit seiner Aktion ansetzen. Das Besondere: „Die Aktion ist ausschließlich für Kevelaerer Unternehmer.“ Normalerweise entstehen bei einem Auftrag Dienstleistungskosten sowie monatliche Kosten für die Verwendung der Cloud. Die Verträge werden meist als Jahresverträge abgeschlossen. Kevelaerer Unternehmen haben aktuell die Möglichkeit, mehrere Monatsraten oder, bei der kleinen Variante der Software, ein ganzes Jahr geschenkt zu bekommen. Außerdem werden die Dienstleistungskosten gesenkt. Damit möchte Jürgen Borghs auf die aktuelle Phase der Home-Office-Arbeit reagieren.
Es gibt noch drei kostenfreie Online-Präsentationen, in denen der Unternehmer das Projekt detailliert vorstellt: am heutigen Donnerstag, 30. April, um 10.30 Uhr; Montag, 4. Mai, 10.30 Uhr und am Dienstag, 5. Mai, ebenfalls um 10.30 Uhr. Eine Anmeldung zur Präsentation ist unter folgendem Link erforderlich: https://bit.ly/2KCfBDB. Bei Interesse kann im Anschluss ein individueller Termin abgemacht werden, „wo besprochen wird, was der Kunde in das System bringen möchte“, erklärt Borghs. Anschließend wird ein Plan erstellt, das System wird eingerichtet und eine Schulung folgt. Dann ist das System einsatzbereit.
Wann der berufliche Alltag, wie es ihn vor der Corona-Krise gab, wieder einkehren wird, sei ungewiss, sagt der Kevelaerer Unternehmer. Man könne die aktuelle Lage jedoch nutzen, „um sich auch für zukünftige Situationen vorzubereiten“ und mit der Digitalisierung im Unternehmen auf außergewöhnliche Arbeitssituationen reagieren zu können.
